Politique de confidentialité

Essenza Admin accorde une grande importance à la protection des données personnelles et à la confidentialité des informations qui lui sont confiées.

La présente politique de confidentialité explique quelles données peuvent être collectées via le site www.essenza-admin.com, pourquoi elles sont utilisées, combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits des personnes concernées.

L’Autorité belge de protection des données rappelle que les personnes doivent être informées notamment sur les finalités du traitement, les délais de conservation, leurs droits et la possibilité d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via le site est :

Essenza Admin
Représentée par : Julie Fiquet
Numéro d’entreprise :
Adresse : Avenida Reino de Murcia, 58 - 30506 Altorreal - Espagne
Email : julie@essenza-admin.net
Téléphone : +32 492 12 78 70

2. Données personnelles collectées

Essenza Admin peut collecter les données suivantes lorsque vous utilisez le site ou prenez contact :

nom et prénom ;
adresse email ;
numéro de téléphone ;
profession ou secteur d’activité ;
nom de l’entreprise ou du cabinet ;
service recherché ;
volume d’appels estimé ;
message envoyé via le formulaire ;
créneau souhaité pour être rappelé ;
données techniques liées à la navigation sur le site ;
données liées aux cookies, selon les choix de l’utilisateur.

Ces données sont collectées uniquement lorsque vous les communiquez volontairement via le formulaire de contact, par email, par téléphone, via un outil de prise de rendez-vous ou lors de votre navigation sur le site.

3. Données sensibles

Le formulaire de contact du site n’a pas vocation à recevoir des données médicales, juridiques ou confidentielles concernant des patients, clients ou dossiers spécifiques.

Il est recommandé de ne pas transmettre, via le formulaire du site, d’informations sensibles telles que :

données médicales détaillées ;
informations relatives à un dossier juridique ;
données de patients ;
données de clients finaux ;
informations confidentielles liées à une procédure ou à une consultation.

Si des informations sensibles doivent être échangées dans le cadre d’une collaboration, elles le seront dans un cadre professionnel approprié et, si nécessaire, encadré par un accord spécifique.

4. Finalités du traitement

Les données collectées peuvent être utilisées pour :

répondre à une demande envoyée via le formulaire de contact ;
recontacter une personne ayant demandé des informations ;
organiser un appel découverte ;
analyser les besoins d’un prospect ;
établir un devis ou une proposition de collaboration ;
assurer le suivi d’une relation commerciale ;
gérer les échanges administratifs ;
améliorer le fonctionnement du site ;
mesurer l’audience du site, uniquement lorsque les cookies concernés sont acceptés ;
assurer la sécurité du site.

5. Bases légales du traitement

Les traitements de données réalisés par Essenza Admin reposent, selon les cas, sur :

l’exécution de mesures précontractuelles, lorsqu’une personne demande des informations ou un devis ;
l’exécution d’un contrat, lorsqu’une collaboration est mise en place ;
l’intérêt légitime, notamment pour répondre aux demandes, assurer le suivi des échanges et sécuriser le site ;
le consentement, notamment pour certains cookies, la mesure d’audience ou les communications non nécessaires à la relation en cours ;
le respect d’obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale ou administrative.

6. Destinataires des données

Les données collectées sont destinées à Essenza Admin et aux personnes autorisées au sein de l’équipe.

Elles peuvent également être transmises, lorsque cela est nécessaire, à des prestataires techniques ou administratifs, notamment :

hébergeur du site ;
outil de formulaire ;
outil de prise de rendez-vous ;
messagerie professionnelle ;
outil de gestion ou CRM ;
prestataire informatique ;
comptable ;
conseiller juridique, si nécessaire.

Essenza Admin ne vend pas les données personnelles à des tiers.

7. Prestataires tiers

Le site étant créé avec Wix, certaines données techniques peuvent être traitées par Wix dans le cadre de l’hébergement, de la sécurité et du fonctionnement du site. Wix indique notamment que ses sites peuvent utiliser des cookies essentiels liés à la sécurité, la stabilité et les fonctions principales du site, et que des intégrations tierces peuvent ajouter d’autres cookies.

Si des outils comme Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, Calendly ou tout autre service tiers sont ajoutés au site, ils devront être mentionnés dans la présente politique et dans la politique cookies.

8. Transfert de données hors Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen ou traiter des données depuis d’autres pays.

Lorsque cela est nécessaire, Essenza Admin veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées, conformément à la réglementation applicable.

9. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

À titre indicatif :

les demandes envoyées via le formulaire de contact peuvent être conservées jusqu’à 3 ans après le dernier échange, sauf demande de suppression ou obligation contraire ;
les données liées à une relation client peuvent être conservées pendant la durée de la collaboration, puis pendant la durée nécessaire au suivi administratif, comptable ou juridique ;
les documents comptables et pièces nécessaires à la détermination des revenus imposables doivent être conservés pendant 10 ans selon le SPF Finances belge ;
les données liées aux cookies sont conservées selon les durées précisées dans la Politique cookies.

10. Sécurité des données

Essenza Admin met en œuvre des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur mission.

11. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment des droits suivants :

droit d’accès à vos données ;
droit de rectification ;
droit à l’effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition ;
droit à la portabilité, lorsque ce droit s’applique ;
droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Essenza Admin à l’adresse suivante :

julie@essenza-admin.net

Une preuve d’identité pourra être demandée si nécessaire afin d’éviter toute demande frauduleuse.

12. Réclamation

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique.

13. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte de l’évolution du site, des services proposés ou de la réglementation applicable.

La date de mise à jour indiquée en haut de cette page permet d’identifier la dernière version publiée.