Nous accompagnons les médecins généralistes et spécialistes, dentistes, kinésithérapeutes, ostéopathes et autres professionnels de la santé dans la gestion de leurs appels, rendez-vous, e-mails et tâches administratives.
Dans un cabinet médical ou paramédical, le téléphone sonne souvent au mauvais moment : pendant une consultation, entre deux patients ou lorsqu’une urgence demande toute votre attention.
Essenza Admin prend en charge votre secrétariat médical à distance afin que vos patients reçoivent une réponse claire, même lorsque vous n’êtes pas disponible.
Nous répondons aux appels entrants selon les consignes de votre cabinet. Prise de message, demande de rendez-vous, annulation, question pratique ou besoin d’information : chaque appel est traité avec professionnalisme et bienveillance.
Nous pouvons travailler avec votre agenda actuel ou vous proposer une solution adaptée. Nous gérons la prise, la modification et l’annulation des rendez-vous, en tenant compte de vos horaires, types de consultations, priorités et créneaux spécifiques.
Certaines demandes ne peuvent pas attendre. Selon vos consignes, nous identifions les appels prioritaires, posons les bonnes questions et transmettons rapidement l’information via le canal prévu. Vous gardez ainsi le contrôle sur les situations importantes, sans être interrompu pour chaque appel.
Les informations utiles vous sont transmises selon le canal défini ensemble : mail, SMS, agenda, note ou outil interne. L’objectif est de vous faire gagner du temps, sans perdre les informations importantes de vos patients.
Selon vos besoins, nous pouvons aussi assurer le suivi de certains e-mails, trier des demandes, rappeler un patient, encoder une information simple ou gérer de petites tâches administratives liées au fonctionnement du cabinet.
Répondre au téléphone entre deux patients coupe votre concentration, ralentit votre rythme et augmente votre charge mentale. Avec Essenza Admin, service de télésecrétariat à Bruxelles et en Wallonie, vous gardez un accueil professionnel sans devoir décrocher vous-même.
Vos patients sont pris en charge par une équipe humaine et trilingue en français, anglais et espagnol. Vous restez concentré sur vos soins, tout en maintenant une bonne qualité de contact avec vos patients.
La collaboration commence par un échange sur votre fonctionnement : horaires, consignes, agenda, types de rendez-vous, demandes urgentes, messages à transmettre et outils utilisés. Une fois les informations reçues, le service peut être activé rapidement, en 1h pour les demandes urgentes. Nous mettons en place le renvoi d’appel, les accès nécessaires et les consignes prioritaires afin d’assurer une transition fluide.
Essenza Admin peut remplacer une secrétaire absente, compléter un secrétariat existant ou assurer une permanence téléphonique régulière. Le service reste flexible et disponible toute l’année, sans faire le pont, à l’exception des jours fériés, avec un premier mois offert pour toute souscription à l’un de nos forfaits.
Pour les autres secteurs, Essenza Admin propose également un télésecrétariat juridique pour les cabinets d’avocats, notaires et professionnels du droit, ainsi qu’un télésecrétariat professionnel pour les indépendants.
Lorsque vous débutez une activité libérale en tant que médecin, gérer seul les consultations, les appels, les rendez-vous et l’administratif peut vite devenir lourd. Essenza Admin souhaite aussi soutenir les jeunes médecins qui se lancent dans leur propre cabinet en Belgique, en leur proposant une solution de télésecrétariat adaptée à leurs besoins et à leur rythme. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos patients et le développement de votre activité, tout en bénéficiant dès le départ d’un accueil téléphonique professionnel et d’un soutien administratif au quotidien.
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